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Gestione documentale
e tracciamento dei documenti

Disegni, schede di attrezzaggio, certificati e manuali in un unico archivio aziendale. E per quelli che girano ancora su carta, la risposta alla domanda di tutti i giorni: dov'è finito quel disegno?

Modulo disponibile anche da solo, senza la parte CNC

Archivio documenti

Basta cartelle sparse e chiavette

Quante volte il disegno aggiornato è "sul PC di qualcuno"? Con la gestione documentale ogni documento entra in un archivio unico, con un titolo, una categoria e i suoi collegamenti a cliente e macchina. Chi lo cerca lo trova, sempre nella versione giusta.

Un archivio solo per tutta l'azienda, non una cartella condivisa che si riempie a caso.
Ogni documento ha una scheda: titolo, categoria, descrizione, cliente, macchina, chi l'ha caricato e quando.
Ricerca e filtri immediati per testo, categoria, cliente, macchina o posizione attuale.
Colonna Ubicazione a colori: da un colpo d'occhio sai cosa è in archivio e cosa è fuori, in officina.

Schermata Documenti: elenco con titolo, categoria, file, cliente, macchina, ubicazione e data di caricamento

Il tracciamento dei documenti

Il disegno cartaceo deve passare dal tornio, poi dalla fresa, poi al collaudo. Tu prepari la scaletta una volta: il programma sa sempre a che punto è e chi ce l'ha adesso.

1. Prepari la scaletta

Elenchi in ordine le macchine da cui il documento deve passare — tornio, fresa, collaudo — e le sposti su e giù finché l'ordine è giusto. Si imposta una volta sola.

2. Segni dov'è arrivato

Quando il documento arriva in postazione, un click su "Il documento è qui ora": le tappe precedenti diventano completate, quelle dopo restano da fare.

3. Chiudi il giro

Finita l'ultima lavorazione, "Percorso completato": il documento risulta rientrato in archivio, pronto per il giro successivo.

Dov'è adesso

La domanda a cui nessuno sa rispondere

"Il disegno del 585899 dov'è?" — di solito lo si va a cercare macchina per macchina. Qui la risposta è in una colonna: ogni documento dice se è in archivio o su quale macchina si trova in questo momento, con la data in cui ci è arrivato.

Posizione attuale sempre aggiornata: la tappa in corso e la macchina che ha il documento adesso.
Avanzamento a vista: "tappa 2 di 3" e qual è la prossima destinazione prevista.
Filtro per macchina: "fammi vedere tutti i documenti che sono sulla PUMA 350 in questo momento".
Storico dei passaggi: quando è arrivato e quando è stato completato ogni singolo passaggio.
Un solo stato, sempre coerente: che tu lo sposti dalla scaletta, dalla scheda o dal tablet, la posizione resta una sola.

Scheda documento con titolo, categoria, cliente, macchina attuale, descrizione e allegato

La scheda

Anche i documenti che esistono solo su carta

Il file allegato è facoltativo, ed è una scelta precisa: puoi registrare e tracciare un disegno che in azienda gira solo stampato, senza doverlo per forza scansionare. La scheda è il documento; l'allegato, se c'è, è un di più.

Documento cartaceo tracciabile: scheda, categoria, collegamenti e percorso anche senza nessun file.
Allegato quando serve: lo aggiungi, lo sostituisci o lo togli in qualsiasi momento, senza rifare la scheda.
Collegamento a cliente e macchina: ritrovi tutto quello che riguarda un cliente o un CNC con un filtro.
"In macchina / Archivia": un pulsante solo per dire dov'è, quando non serve un percorso completo.

Cosa ci metti dentro

Le categorie le decidi tu: ogni officina ha i suoi documenti che contano.

Disegni e revisioni

Il disegno del cliente e le sue revisioni, collegati al cliente stesso e richiamabili quando serve rimettere in produzione un pezzo.

Schede di attrezzaggio

Foto del piazzamento, schemi morsetti, istruzioni di setup: quello che serve all'operatore per rifare il pezzo come la prima volta.

Certificati e collaudi

Certificati materiale, rapporti di collaudo e documenti di qualità, associati al cliente o alla commessa di riferimento.

Manuali delle macchine

Manuali del controllo, schemi elettrici e documentazione tecnica, collegati alla macchina a cui si riferiscono.

Categorie personalizzate

Crei le categorie che ti servono — Disegni, Attrezzaggio, Certificati, Qualità, Manuali — le rinomini o le elimini, e le ritrovi subito nei filtri.

Qualsiasi formato

PDF, immagini, fogli di calcolo, documenti: qualunque file fino a 50 MB, aperto direttamente con il programma di sistema.

In officina

Si aggiorna da chi il documento ce l'ha in mano

Il tracciamento funziona solo se aggiornarlo costa dieci secondi. Per questo si fa anche dal browser di un tablet in officina, senza installare niente: chi riceve il disegno tocca "Avanza a..." e la posizione è aggiornata per tutti.

Nessuna installazione: basta il browser sulla rete aziendale, da tablet o telefono.
Pulsante di avanzamento: la prossima tappa prevista è già proposta, si conferma con un tocco.
Pulsanti grandi, pensati per essere usati col dito e con i guanti.
Stessa verità del desktop: officina e ufficio vedono sempre la stessa posizione.

Scopri la web app

Spostamento di un documento su un'altra macchina dalla web app, da tablet

Registro eventi con le azioni degli utenti tracciate

Sicurezza

I file stanno sul server, non sui PC

Quando carichi un documento, il file viene trasferito al servizio BeIndustry e custodito sul server aziendale insieme al resto dell'archivio. Le postazioni non tengono copie sparse: scaricano il documento quando serve.

Archiviazione centralizzata: un solo posto, dentro la vostra rete, incluso nei backup automatici del sistema.
Apri o Salva con nome: apri il documento al volo con l'applicazione predefinita, oppure salvane una copia dove vuoi.
Eliminazione protetta da permesso: solo chi è autorizzato può cancellare un documento dall'archivio.
Tutto tracciato: caricamenti, modifiche, spostamenti ed eliminazioni finiscono nel registro eventi, con utente e data.

Vedi permessi e registro eventi

Anche solo il documentale

Non lavori con macchine CNC, o ti interessa mettere in ordine soltanto la documentazione? Il modulo documentale si installa e si usa anche da solo.

Funziona da solo

Archivio, categorie, schede, ricerca e tracciamento non richiedono nessuna macchina collegata: le postazioni di passaggio possono essere reparti, uffici o banchi di lavoro.

Stessa installazione

Un servizio sul server aziendale, il database nella vostra rete e i client sulle postazioni. Backup automatici e registro eventi sono compresi. Vedi l'architettura →

Pronto a crescere

Se domani serve anche la gestione dei part-program e il collegamento ai CNC, si attiva sulla stessa installazione: i documenti già archiviati restano dove sono.

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